Fast jedes Digitalisierungsprojekt beginnt bei uns mit einem Satz wie diesem: „Dieser Ablauf nervt. Muss ich wirklich 15 Mal klicken, bis ich wieder an der richtigen Stelle bin? Und das 100 oder 200 Mal am Tag?“
Genau da lohnt sich Digitalisierung. Nicht bei der großen Strategie, sondern bei dem einen Ablauf, der jeden Tag Zeit frisst. Dieser Artikel zeigt, wie so ein Projekt abläuft, woran es oft hakt und wann Sie besser die Finger davon lassen.
Woran Sie einen Ablauf erkennen, der sich lohnt
- Er kommt oft vor, jeden Tag oder viele Male am Tag.
- Er besteht aus immer gleichen Klicks, Kopieren und Abtippen.
- Daten werden von einem Programm ins nächste übertragen, von Hand.
- Mitarbeitende suchen regelmäßig nach Informationen, etwa in E-Mails oder Ordnern.
- Fehler entstehen, weil man beim Übertragen etwas übersieht.
Eine einfache Rechnung hilft: Wie viele Minuten kostet der Ablauf einmal, und wie oft passiert er pro Tag? Schon wenige Minuten, 100 Mal am Tag, sind schnell mehrere Stunden Arbeitszeit.
So läuft ein Projekt ab
1. Erstes Gespräch: Was nervt?
Sie beschreiben den Ablauf in eigenen Worten. Welche Programme sind beteiligt? Wer macht ihn, wie oft? Mehr braucht es am Anfang nicht. Danach wissen wir, ob und wie wir helfen können.
2. Mitlaufen am Arbeitsplatz
Das ist der wichtigste Schritt. Wir setzen uns neben die Person, die den Ablauf jeden Tag macht, und schauen zu. Welche Programme sind offen? Wo wird gesucht, kopiert, gewartet? Wie sind die Systeme dahinter aufgebaut?
Erst hier sieht man, an welcher Stelle sich wirklich etwas ändern lässt. Oft ist es eine andere, als man im Gespräch gedacht hat.
3. Erste Version und Test im Alltag
Wir bauen eine erste Version und testen sie. Meist steht nach etwa zwei Wochen ein Pilot, den die Mitarbeitenden im echten Alltag ausprobieren.
Das ist entscheidend. Im echten Einsatz tauchen Fehler auf, die beim eigenen Testen nicht auffallen. Und die Mitarbeitenden haben Ideen: „Wäre cool, wenn das auch noch ginge.“ Genau diese Rückmeldungen machen aus einer Lösung eine, die auch benutzt wird.
4. Verbessern und übergeben
Die Rückmeldungen fließen in die nächste Version. Danach läuft die Lösung im Alltag, und wir dokumentieren, wie sie funktioniert.
Ein Beispiel: Wesemann
Ein Kunde von Wesemann in Braunschweig schickt den ganzen Tag Änderungen an Designs per E-Mail, über 80 Vorgänge am Tag. Im Büro musste jede Mail angeklickt, der Link gesucht, die Seite geöffnet und an die richtige Stelle gescrollt werden.
Heute markieren die Mitarbeitenden die Mails und starten unseren Link-Opener. Er findet die Links und öffnet alle auf einmal. Inzwischen filtert er auch und leitet manche Mails direkt weiter. Ergebnis: 75 % weniger Such- und Klickschritte.
Kein großes Softwareprojekt. Sondern genau der eine Ablauf, der jeden Tag Zeit gekostet hat.
Woran Digitalisierungsprojekte oft scheitern
- Die Mitarbeitenden werden nicht eingebunden. Wer den Ablauf jeden Tag macht, weiß am besten, wo es hakt. Ohne diese Leute entsteht eine Lösung am Alltag vorbei.
- Es wird nur im Labor getestet. Die echten Fehler zeigen sich erst im Betrieb. Planen Sie die Testphase mit echten Fällen fest ein.
- Man will alles auf einmal. Besser ein Ablauf, der funktioniert, als zehn halbe. Weitere Wünsche kommen in die nächste Runde.
- Niemand im Betrieb ist zuständig. Es braucht eine Person, die Rückmeldungen sammelt und Entscheidungen trifft.
Wann Sie keine eigene Lösung brauchen
Nicht jeder nervige Ablauf braucht neue Software. Wir raten ab, wenn Ihre bestehenden Programme den Großteil Ihrer Abläufe schon gut abdecken. Wer ein System seit Jahren nutzt und damit vielleicht 70 % seiner Prozesse erledigt, sollte meist dabei bleiben.
Dann ist es oft besser, die Einstellungen des vorhandenen Systems zu nutzen oder eine fertige Software dazuzunehmen. Ein Grund mehr: Viele Anbieter bauen fehlende Funktionen mit späteren Updates ein. Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem dort, wo Ihr Ablauf besonders ist und keine fertige Software ihn abbildet.
Was Sie vor dem ersten Gespräch vorbereiten können
- Welcher Ablauf nervt am meisten, in zwei, drei Sätzen?
- Wie oft passiert er, pro Tag oder pro Woche?
- Welche Programme sind beteiligt?
- Wer macht ihn, und hätte diese Person Zeit für eine Stunde Mitlaufen?
Fazit
Prozesse digitalisieren heißt nicht, alles neu zu machen. Es heißt, den einen Ablauf zu finden, der jeden Tag Zeit kostet, ihn neben den Mitarbeitenden zu verstehen und mit ihnen zusammen zu verbessern. Und manchmal heißt es auch: beim vorhandenen System bleiben.
Häufige Fragen
Wie läuft es ab, wenn man Prozesse digitalisieren lässt?
Erst ein Gespräch über den Ablauf, dann Mitlaufen am Arbeitsplatz, um Programme und Engpässe zu verstehen. Danach eine erste Version, die die Mitarbeitenden im Alltag testen, und Verbesserungen aus ihren Rückmeldungen.
Wie lange dauert es bis zur ersten Lösung?
Bei einzelnen Abläufen steht meist nach etwa zwei Wochen ein Pilot, den die Mitarbeitenden im echten Alltag testen. Größere Vorhaben dauern länger.
Welche Abläufe eignen sich zum Digitalisieren?
Abläufe, die oft vorkommen und aus immer gleichen Klicks, Kopieren und Abtippen bestehen, besonders wenn Daten von Hand zwischen Programmen übertragen werden.
Wann ist eine fertige Software besser als eine eigene Lösung?
Wenn Ihre vorhandenen Programme den Großteil Ihrer Abläufe schon abdecken oder eine fertige Software den Ablauf abbildet. Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem bei besonderen Abläufen.
Müssen die Mitarbeitenden mitmachen?
Ja. Sie kennen den Ablauf am besten und finden im Test die Fehler, die im Labor nicht auffallen. Ohne sie entsteht eine Lösung am Alltag vorbei.