Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung? 7 Anzeichen aus dem Unternehmensalltag

Automatisierungspotenzial erkennt man häufig erstaunlich schnell. Besonders interessant sind Aufgaben, die sich ständig wiederholen, nach klaren Regeln ablaufen und Mitarbeitende immer wieder von ihrer eigentlichen Facharbeit abhalten.

Das bedeutet nicht, dass jeder wiederkehrende Arbeitsschritt sofort durch neue Software ersetzt werden sollte. Entscheidend ist, ob ein Prozess ausreichend strukturiert ist, häufig genug vorkommt und die technische Lösung in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen steht.

Ein guter Automatisierungskandidat ist häufig eine Aufgabe, die niemand vermissen würde, wenn sie morgen zuverlässig im Hintergrund erledigt wäre.

Was bedeutet Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses technisch zu unterstützen oder vollständig automatisiert ausführen zu lassen. Das kann ein kleiner Workflow zwischen zwei bestehenden Systemen sein, eine Schnittstelle, eine Erweiterung vorhandener Software oder eine individuelle Anwendung.

Automatisierung muss deshalb nicht automatisch ein großes Softwareprojekt bedeuten. Oft entsteht der größte Hebel durch wenige gezielte Veränderungen.

1. Die Aufgabe wiederholt sich häufig

Je häufiger ein identischer oder sehr ähnlicher Arbeitsschritt vorkommt, desto interessanter wird er für eine Automatisierung.

• Daten aus E-Mails übernehmen
• Dokumente zuordnen
• Statusinformationen aktualisieren
• Reports zusammenstellen
• Benachrichtigungen auslösen
• Informationen zwischen Systemen übertragen
• immer wieder dieselben Vorgänge suchen und öffnen

2. Die Entscheidung folgt klaren Regeln

Besonders gut automatisierbar sind deterministische Abläufe. Das bedeutet: Bei denselben Eingaben lässt sich nach klaren Regeln bestimmen, was als Nächstes passieren soll.

Je stärker ein Arbeitsschritt von Erfahrung, Verhandlung, Empathie oder einer nicht eindeutig formulierbaren Einzelfallentscheidung abhängt, desto vorsichtiger sollte automatisiert werden.

3. Mitarbeitende übertragen Daten von Hand

Ein starkes Signal ist manuelle Datenübertragung. Wenn Informationen in einem System vorhanden sind, aber in einem zweiten System erneut eingegeben, kopiert oder gesucht werden müssen, übernimmt ein Mensch faktisch die Aufgabe einer Schnittstelle.

4. Viel Zeit geht durch Suchen, Klicken und Navigieren verloren

Automatisierung muss nicht den eigentlichen Fachprozess ersetzen. In vielen Fällen liegt der größte Aufwand rund um den Prozess: E-Mail öffnen, Information prüfen, Vorgang suchen, Anwendung wechseln, Zielseite öffnen und erst danach mit der eigentlichen Arbeit beginnen.

In einem Wils-Solutions-Projekt wurden täglich mehr als 80 wiederkehrende Vorgänge auf diese Weise bearbeitet. Zwischen E-Mail und internem Zielsystem bestand keine direkte Verbindung. Durch eine Integration konnten relevante Informationen erkannt und Mitarbeitende direkt zum richtigen Vorgang geführt werden.

Die Kernanwendung musste dafür nicht ersetzt werden. Der Hebel lag in den wiederkehrenden Such- und Navigationsschritten.

5. Mehrere Systeme müssen für einen einzigen Vorgang verwendet werden

Mehrere Anwendungen sind nicht automatisch problematisch. Kritisch wird es, wenn Mitarbeitende Informationen ständig zwischen diesen Systemen transportieren müssen.

• E-Mail und ERP-System
• Excel und Warenwirtschaft
• Webformular und interne Fachsoftware
• CRM und Angebotssoftware
• Zeiterfassung und Reporting

6. Der Ablauf funktioniert – aber er nervt jeden Tag

Nicht jeder Digitalisierungsbedarf zeigt sich durch einen komplett kaputten Prozess. Häufig funktioniert fachlich alles korrekt, erzeugt aber viele kleine Unterbrechungen.

In einem weiteren Projekt war eine interne Anwendung bereits täglich im Einsatz. Das Problem waren nicht fehlende Kernfunktionen, sondern unnötige Benachrichtigungen und unklare Sitzungszustände. Statt das System neu zu bauen, wurden genau diese Reibungspunkte angepasst.

7. Die Aufgabe hält Fachkräfte von ihrer eigentlichen Arbeit ab

Besonders relevant wird Automatisierung, wenn qualifizierte Mitarbeitende viel Zeit mit Tätigkeiten verbringen, für die ihre Fachkompetenz gar nicht notwendig ist.

• Sachbearbeiter suchen Vorgänge statt sie zu bearbeiten.
• Projektleiter übertragen Daten statt Projekte zu steuern.
• Personalverantwortliche bauen wiederkehrende Reports von Hand.
• Vertriebsteams pflegen identische Informationen mehrfach.

Welche Prozesse sollte man nicht vorschnell automatisieren?

• Entscheidungen hängen stark vom Einzelfall ab.
• Die Prozessregeln sind noch nicht stabil.
• Der Ablauf verändert sich ständig.
• Der Vorgang tritt nur sehr selten auf.
• Die Folgen einer Fehlentscheidung sind hoch.
• Menschliche Kommunikation oder fachliche Bewertung ist der eigentliche Wert des Prozesses.

Auch dann können vorbereitende oder nachgelagerte Schritte automatisiert werden. Die fachliche Entscheidung bleibt aber bewusst beim Menschen.

Eine einfache Entscheidungsmatrix

So beginnt eine sinnvolle Automatisierung

1. Welcher Arbeitsschritt kostet wiederholt Zeit?
2. Wie häufig tritt er auf?
3. Welche Systeme und Informationen sind beteiligt?
4. Welche Regeln gelten?
5. Welche Ausnahmen gibt es?
6. Was muss weiterhin ein Mensch entscheiden?
7. Kann die bestehende Systemlandschaft weitergenutzt werden?

Fazit

Die besten Automatisierungskandidaten sind oft unspektakulär: Suchen, Kopieren, Zuordnen, Prüfen, Übertragen und Navigieren.

Gerade diese kleinen Schritte summieren sich im Alltag. Wer Digitalisierungspotenzial finden möchte, sollte deshalb nicht zuerst nach der größten Softwareidee suchen, sondern nach den Aufgaben, die Mitarbeitende jeden Tag langweilen, unterbrechen oder von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.