Daten werden zwischen E-Mail, Excel und Anwendungen manuell weitergegeben.
Prozessdigitalisierung
Gewachsene Prozesse digitalisieren.
Ohne funktionierende Abläufe unnötig neu zu erfinden.
Wils Solutions unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, manuelle Arbeit, Medienbrüche und verstreute Informationen in klarere digitale Geschäftsprozesse zu überführen.
Wir analysieren zuerst den tatsächlichen Ablauf und entscheiden anschließend, ob Standardsoftware, Automatisierung, Schnittstellen oder individuelle Software den größten praktischen Nutzen erzeugen.
Prozessdigitalisierung
Verstehen · Vereinfachen · Digitalisieren · Weiterentwickeln
Ausgangslage
Der Prozess ist digital. Nur leider nicht durchgängig.
In vielen Unternehmen existiert bereits Software. Trotzdem wechseln Informationen im Alltag zwischen E-Mail, Excel, Papier, Fachanwendungen und persönlichen Rückfragen.
Dadurch entsteht kein komplett analoger Prozess – sondern ein digitaler Flickenteppich, der mit jedem zusätzlichen Auftrag, Kunden oder Mitarbeitenden mehr Abstimmung verursacht.
Typische Reibung
Viele Werkzeuge – kein durchgängiger Ablauf
Status, Zuständigkeit oder fehlende Informationen müssen aktiv geklärt werden.
Dokumente und Prozessinformationen liegen an verschiedenen Stellen.
Sonderfälle funktionieren nur, weil einzelne Mitarbeitende den richtigen Umweg kennen.
Die Veränderung
Nicht jeden Arbeitsschritt automatisieren. Den gesamten Ablauf klarer machen.
Gute Prozessdigitalisierung reduziert nicht einfach Klicks. Sie sorgt dafür, dass Informationen dort entstehen, wo sie gebraucht werden, Zuständigkeiten sichtbar sind und unnötige Übergaben entfallen.
Prozessbild
Vom Medienbruch zu einem durchgängigen digitalen Ablauf.
Beispielhafte Darstellung
Gewachsen
Eingang per E-Mail
Informationen kommen unstrukturiert an.
Excel-Liste
Daten werden manuell übertragen und ergänzt.
Rückfragen
Fehlende Angaben und Status werden einzeln geklärt.
Mehrfachablage
Dokumente landen an mehreren Stellen.
Digitalisiert
Strukturierter Eingang
Relevante Informationen werden vollständig erfasst.
Klare Übergabe
Daten stehen im nächsten Arbeitsschritt direkt bereit.
Sichtbarer Status
Zuständigkeit und Bearbeitungsstand bleiben nachvollziehbar.
Zentrale Dokumentation
Prozessinformationen bleiben an einer definierten Stelle verfügbar.
Wo Prozessdigitalisierung ansetzt
Die größten Hebel liegen häufig zwischen bestehenden Systemen.
Nicht jede Verbesserung erfordert ein neues Kernsystem. Besonders interessant sind die Stellen, an denen heute Informationen manuell übertragen, gesucht, geprüft oder erneut eingegeben werden.
Manuelle Datenübertragung
Informationen werden regelmäßig zwischen Formularen, E-Mails, Excel und Fachsystemen übertragen.
Freigaben & Rückfragen
Entscheidungen hängen von einzelnen Nachrichten, Erinnerungen oder persönlichen Nachfragen ab.
Verstreute Informationen
Dokumente, Status und relevante Daten liegen in mehreren Systemen und Ablagen verteilt.
Wachsende Prozesslast
Mehr Vorgänge bedeuten vor allem mehr Koordination, Listenpflege und manuelle Kontrolle.
Prozess vor Technik
Digitalisierung beginnt mit dem Ist-Prozess. Nicht mit der Auswahl eines Tools.
Wir betrachten zuerst, wie Informationen heute entstehen, wer an einem Vorgang beteiligt ist, welche Ausnahmen auftreten und welche Systeme bereits sinnvoll genutzt werden.
Erst danach entsteht das digitale Zielbild. So vermeiden wir, einen schlechten Ablauf lediglich in eine neue Oberfläche zu übertragen.
Ergebnis
Ein priorisiertes Zielbild: Was bleibt bestehen, was wird vereinfacht, was lässt sich automatisieren und wo braucht es eine technische Ergänzung?
Das Angebot
Vom heutigen Ablauf zum nutzbaren digitalen Prozess.
Wir verbinden Prozessverständnis mit technischer Umsetzung. Je nach Ausgangslage reicht das von der Analyse und Optimierung bis zu Automatisierung, Schnittstellen oder individueller Software.
01
Ist-Prozess aufnehmen
Verstehen, wo heute tatsächlich Zeit und Abstimmung verloren gehen.
Wir erfassen Arbeitsschritte, Rollen, Informationen, Systeme, Ausnahmen und Medienbrüche entlang des realen Geschäftsprozesses.
02
Zielprozess entwickeln
Unnötige Schritte reduzieren, bevor sie digitalisiert werden.
Gemeinsam definieren wir, welche Übergaben entfallen, welche Informationen zentral benötigt werden und wie Zuständigkeiten künftig sichtbar bleiben.
03
Technischen Weg festlegen
Nur die Technik einsetzen, die für den Prozess wirklich benötigt wird.
Wir prüfen vorhandene Software, mögliche Schnittstellen, Automatisierungspotenziale und den Bedarf an individuellen Komponenten.
04
Umsetzen & integrieren
Den wichtigsten Prozessschritt möglichst früh nutzbar machen.
Automatisierungen, Schnittstellen und notwendige Anwendungen werden schrittweise umgesetzt und in die vorhandene Systemlandschaft integriert.
05
Einführen & weiterentwickeln
Den digitalen Prozess im Alltag stabilisieren und gezielt ausbauen.
Nach der Einführung können weitere Prozessschritte, Automatisierungen oder Funktionen auf Basis realer Nutzung ergänzt werden.
Der digitale Prozess
Informationen sollen durch den Prozess fließen. Nicht von Mitarbeitenden getragen werden.
Ein digitalisierter Prozess verbindet Eingang, Bearbeitung, Entscheidungen, Status und Dokumentation. Bestehende Systeme können dabei Teil der Lösung bleiben.
Entscheidend ist nicht, möglichst viele Systeme miteinander zu verbinden, sondern die Übergaben zu reduzieren, die heute manuell koordiniert werden müssen.
Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen
Erst den Prozess beweisen. Dann die Digitalisierung ausbauen.
Digitalisierung scheitert häufig nicht an Technik, sondern an unklaren Anforderungen, zu großem Umfang oder einem Zielprozess, der im Alltag nicht funktioniert. Deshalb reduzieren wir diese Risiken früh.
Ist-Prozess nachvollziehen
Wir betrachten den tatsächlichen Ablauf inklusive Ausnahmen und informeller Zwischenschritte.
Zielprozess gemeinsam prüfen
Die neue Logik wird fachlich abgestimmt, bevor umfangreiche technische Umsetzung beginnt.
Kleineren Kernprozess starten
Der größte praktische Hebel wird zuerst umgesetzt und im Alltag überprüfbar gemacht.
Bestehendes nicht unnötig ersetzen
Funktionierende Systeme bleiben erhalten, wenn Integration oder Ergänzung wirtschaftlich sinnvoller ist.
Schneller zum ersten Ergebnis
Nicht das gesamte Unternehmen auf einmal digitalisieren.
Wir priorisieren zunächst einen Prozess mit erkennbarem Nutzen und überschaubarem Umfang. So wird früh sichtbar, ob das Zielbild funktioniert und wo der nächste sinnvolle Ausbau liegt.
Reibung, Medienbrüche und Beteiligte sichtbar machen.
Unnötige Schritte entfernen und digitale Übergaben definieren.
Den wichtigsten Ablauf produktiv und prüfbar machen.
Weitere Schritte und Automatisierungen kontrolliert ergänzen.
Weniger Aufwand für Ihr Team
Sie müssen kein Digitalisierungsprojekt neben dem Tagesgeschäft organisieren.
Ihr Team kennt den Prozess. Wir strukturieren die Anforderungen, entwickeln das Zielbild und übernehmen die technische Umsetzung.
Dadurch konzentrieren sich interne Abstimmungen auf fachliche Entscheidungen, statt auf Toolauswahl, technische Architektur und Projektkoordination.
- Prozesswissen
- relevante Ansprechpartner
- fachliche Besonderheiten
- Entscheidungen und Feedback
- Prozessaufnahme und Strukturierung
- Zielbild und Priorisierung
- technische Lösungsarchitektur
- Umsetzung und Integration
- Tests und Einführung
- Weiterentwicklung
Bonus: Wils Hub
Projektstatus, Entscheidungen und nächste Schritte zentral nachvollziehen.
Klarer Projektstatus
Gebündelte Freigaben
Zentrale Dokumente
Nächste Schritte sichtbar
Typische Prozesse
Besonders geeignet sind Abläufe, bei denen heute viel koordiniert werden muss.
Prozessdigitalisierung kann intern beginnen oder Kunden, Bewerber, Lieferanten und andere externe Beteiligte einbeziehen.
Entscheidungen nachvollziehbar steuern
Anträge, Prüfungen, Freigabeschritte und Zuständigkeiten digital abbilden.
Informationen zentral zusammenführen
Dokumente erfassen, zuordnen, prüfen und im passenden Prozessschritt bereitstellen.
Bearbeitungsstände sichtbar machen
Vorgänge, Zuständigkeiten und nächste Schritte für Beteiligte nachvollziehbar abbilden.
Mehrfacheingaben reduzieren
Informationen zwischen vorhandenen Systemen kontrolliert weitergeben und konsistent halten.
Praxis statt Digitalisierungstheater
Ein digitaler Prozess muss im Arbeitsalltag besser funktionieren.
Wir bewerten Digitalisierungsprojekte nicht danach, wie viele neue Tools eingeführt wurden. Entscheidend ist, ob Reibung, manuelle Arbeit und unnötige Abstimmung tatsächlich sinken.
Ausgewählte Digitalisierungs- und Softwareprojekte zeigen wir deshalb mit Ausgangslage, Umsetzung und Ergebnis in unserem Praxisbereich.
Praxisbeispiele ansehen →Verwandte Themen
Prozessdigitalisierung ist der Oberbau. Die technische Lösung hängt vom konkreten Problem ab.
Je nach Ausgangslage liegt der nächste Schritt in Automatisierung, Systemintegration, Individualsoftware oder zunächst in einer strukturierten Anforderungsphase.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung.
Was bedeutet Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung bedeutet, bestehende Geschäftsabläufe strukturiert zu analysieren und mit geeigneten digitalen Werkzeugen abzubilden. Ziel ist nicht nur, Papier oder Excel durch Software zu ersetzen, sondern Informationsflüsse, Zuständigkeiten und Arbeitsschritte sinnvoll zu verbessern.
Welche Prozesse eignen sich besonders für eine Digitalisierung?
Besonders geeignet sind wiederkehrende Prozesse mit manuellen Übertragungen, Medienbrüchen, vielen Rückfragen, unklaren Zuständigkeiten oder verstreuten Informationen. Dazu können Freigaben, Anfragen, Dokumentprozesse, Statusabläufe, interne Verwaltung oder Kundenprozesse gehören.
Muss dafür immer neue Software entwickelt werden?
Nein. Je nach Ausgangslage kann eine vorhandene Standardlösung, eine Schnittstelle, eine Automatisierung oder die Erweiterung bestehender Software ausreichen. Individuelle Software wird nur dort eingesetzt, wo sie fachlich und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wie läuft ein Prozessdigitalisierungsprojekt ab?
Wir nehmen zunächst den bestehenden Ablauf auf, identifizieren Medienbrüche und unnötige manuelle Schritte und entwickeln daraus ein digitales Zielbild. Anschließend priorisieren wir einen klar abgegrenzten Prozessbereich, setzen diesen um und erweitern die Lösung auf Basis realer Nutzung.
Was kostet die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses?
Das hängt von Prozessumfang, vorhandenen Systemen, Schnittstellen, Rollen, gewünschtem Automatisierungsgrad und notwendiger Softwareentwicklung ab. Deshalb klären wir zuerst, welche Teile des Prozesses tatsächlich verändert werden müssen und welche vorhandenen Lösungen weiter genutzt werden können.
Können bestehende Systeme weiter genutzt werden?
Ja. Funktionierende Systeme sollen nicht unnötig ersetzt werden. Wenn technische Schnittstellen vorhanden sind, können beispielsweise ERP, CRM, Website oder weitere Fachsysteme häufig in den digitalisierten Prozess eingebunden werden.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet heute unnötig Zeit und Abstimmung?
Im ersten Gespräch betrachten wir den bestehenden Ablauf und ordnen ein, wo Digitalisierung tatsächlich einen Hebel bietet – und ob dafür Automatisierung, Integration, Standardsoftware oder individuelle Entwicklung sinnvoll ist.
Prozessdigitalisierung bindet Analyse-, Entwicklungs- und Projektkapazität. Größere Vorhaben können deshalb nicht unbegrenzt parallel starten. Wenn ein bestimmter Zeitraum relevant ist, stimmen wir mögliche Projektstarts frühzeitig ab.