Daten werden regelmäßig zwischen Anwendungen oder Listen kopiert.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit automatisieren.
Entscheidungen dort lassen, wo Menschen gebraucht werden.
Wils Solutions automatisiert wiederkehrende Prozessschritte, Datenübertragungen, Benachrichtigungen und Statuswechsel dort, wo heute unnötig manuelle Arbeit entsteht.
Dabei automatisieren wir nicht blind den gesamten Ablauf. Regeln und Routine werden digital unterstützt, während Ausnahmen und fachliche Entscheidungen kontrolliert bei den richtigen Personen bleiben.
ProzessautomatisierungErkennen · Regeln · Automatisieren · Kontrollieren
Ausgangslage
Viele Aufgaben sind klein.
In Summe kosten sie trotzdem jeden Tag Zeit.
Ein Status wird aktualisiert, eine E-Mail verschickt, Daten werden übertragen und am nächsten Morgen wird geprüft, ob jemand reagiert hat. Jeder einzelne Schritt ist überschaubar.
Problematisch wird die Summe: Wiederkehrende Routine bindet Mitarbeitende, obwohl die Regeln längst bekannt und technisch abbildbar sind.
Typische RoutineBekannte Regeln – immer wieder manuell ausgeführt
Mitarbeitende müssen Fristen, Rückmeldungen und offene Vorgänge selbst nachhalten.
Bearbeitungsstände werden nach bekannten Regeln manuell aktualisiert.
Wiederkehrende Dokumente oder Nachrichten werden jedes Mal neu zusammengestellt.
Die Veränderung
Routine läuft automatisch.
Menschen bearbeiten nur noch, was wirklich Entscheidung braucht.
Eine sinnvolle Automatisierung trennt vorhersehbare Routine von fachlichen Entscheidungen. Der Prozess läuft im Normalfall automatisch weiter und eskaliert nur dann an Menschen, wenn eine Ausnahme oder Bewertung notwendig ist.
ProzessbildVom manuellen Ablauf zu einem regelbasierten Workflow.
Beispielhafte DarstellungManuell
EingangEin Vorgang trifft per Formular oder E-Mail ein.
PrüfungDaten werden manuell kontrolliert.
WeitergabeEine Person informiert den nächsten Bearbeitungsschritt.
NachhaltenStatus und Frist werden separat überwacht.
Automatisiert
TriggerDer Vorgang startet den definierten Workflow.
RegelprüfungBekannte Bedingungen werden automatisch geprüft.
AktionDaten, Nachricht oder Status werden automatisch weitergegeben.
AusnahmeNur Sonderfälle gehen gezielt an eine Person.
Gute Automatisierungskandidaten
Automatisieren lohnt sich besonders dort, wo Regeln wiederkehrend gleich sind.
Je klarer Auslöser, Bedingungen und gewünschte Folgeaktion beschrieben werden können, desto besser lässt sich Routine kontrolliert automatisieren.
Wiederkehrende Benachrichtigungen
E-Mails oder interne Hinweise werden bei definierten Ereignissen automatisch ausgelöst.
Status- und Freigabelogik
Vorgänge wechseln nach klaren Regeln in den nächsten Bearbeitungsstatus.
Datenübertragung
Informationen werden zwischen Formularen, Datenbanken und Anwendungen automatisch synchronisiert.
Dokumentprozesse
Vorlagen, Dateien oder strukturierte Dokumente entstehen aus vorhandenen Daten.
Regeln vor Automatisierung
Erst klären,
was im Normalfall passieren soll – und was bei Ausnahmen.
Eine robuste Automatisierung braucht klare Trigger, Regeln, Verantwortlichkeiten und Ausnahmewege. Deshalb modellieren wir den Ablauf zuerst fachlich, bevor einzelne Schritte technisch automatisiert werden.
So verhindern wir, dass ein fehlerhafter oder unklarer Prozess nur schneller ausgeführt wird.
Ergebnis
Ein definierter Workflow mit Auslösern, Bedingungen, Aktionen und klaren Punkten, an denen weiterhin menschliche Entscheidungen notwendig sind.
Das Angebot
Von der manuellen Routine zum kontrollierten automatisierten Workflow.
Wir identifizieren den sinnvollsten Automatisierungshebel, definieren Regeln und Ausnahmen und setzen die technische Automatisierung so um, dass sie nachvollziehbar bleibt.
01
Automatisierungspotenzial
Wiederkehrende Arbeit identifizieren, die tatsächlich Zeit bindet.
Wir betrachten Häufigkeit, Aufwand, Fehleranfälligkeit und vorhandene Regeln eines Prozesses und priorisieren die sinnvollsten Kandidaten.
02
Regeln & Ausnahmen
Den Normalfall automatisieren und Sonderfälle bewusst abgrenzen.
Trigger, Bedingungen, Folgeaktionen und Eskalationswege werden definiert, bevor der Workflow technisch umgesetzt wird.
03
Technische Umsetzung
Workflow, Daten und Benachrichtigungen zuverlässig verbinden.
Wir setzen Automatisierungen in bestehenden Systemen, über Schnittstellen oder mit individuellen Komponenten um.
04
Test & Einführung
Erst mit realen Fällen prüfen, dann breiter ausrollen.
Der Workflow wird mit typischen und kritischen Ausnahmefällen getestet, bevor er in den regulären Ablauf übernommen wird.
05
Monitoring & Ausbau
Automatisierung bleibt überprüfbar und kann gezielt erweitert werden.
Fehlerfälle, neue Regeln und weitere Automatisierungsmöglichkeiten werden nach der Einführung strukturiert ergänzt.
Automatisierungslogik
Ein guter Workflow verbindet Trigger, Regeln, Systeme und Menschen.
Der technische Kern ist nicht ein einzelnes Skript, sondern ein nachvollziehbarer Ablauf: Ein Ereignis startet den Prozess, Regeln bewerten den Normalfall und definierte Aktionen werden ausgeführt.
Ausnahmen bleiben sichtbar und werden gezielt an Mitarbeitende weitergegeben, statt unbemerkt im Hintergrund zu scheitern.
Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen
Automatisierung muss nachvollziehbar bleiben.
Nicht nur schnell laufen.
Wir reduzieren Risiken, indem Regeln und Ausnahmefälle vor der Umsetzung geklärt, Workflows schrittweise getestet und Fehlerzustände sichtbar gemacht werden.
Regeln dokumentieren
Trigger, Bedingungen und Folgeaktionen werden nachvollziehbar beschrieben.
Ausnahmen bewusst behandeln
Fälle, die menschliche Bewertung benötigen, werden gezielt aus dem Automatismus herausgeführt.
Mit echten Fällen testen
Normal- und Fehlerfälle werden vor dem breiteren Rollout geprüft.
Fehler sichtbar machen
Automatisierte Prozesse benötigen Logging, Status und definierte Reaktionen auf technische Fehler.
Schneller zum ersten Nutzen
Erst eine belastende Routine automatisieren.
Dann den nächsten Hebel nehmen.
Ein kleiner, klar definierter Workflow kann früh Entlastung zeigen. Danach lässt sich anhand realer Nutzung entscheiden, welche weiteren Schritte sinnvoll automatisiert werden.
Häufigkeit, Aufwand und Regelklarheit bewerten.
Trigger, Regeln, Aktionen und Ausnahmen festlegen.
Einen klar abgegrenzten Ablauf produktiv testen.
Weitere Schritte und angrenzende Prozesse ergänzen.
Weniger Koordinationsaufwand
Sie erklären die fachlichen Regeln.
Wir übersetzen sie in einen belastbaren Workflow.
Ihr Team kennt Sonderfälle und fachliche Entscheidungen. Diese Informationen brauchen wir, aber die technische Modellierung, Implementierung und Integration übernehmen wir.
Dadurch muss intern niemand eine Automatisierungsplattform administrieren oder technische Abhängigkeiten zwischen Systemen koordinieren.
- fachliche Regeln erklären
- wichtige Ausnahmefälle benennen
- Ansprechpartner bereitstellen
- Pilotfälle prüfen und freigeben
- Workflow strukturieren
- Trigger und Regeln technisch modellieren
- Systeme integrieren
- Automatisierung entwickeln
- Tests und Fehlerbehandlung
- Betrieb und Weiterentwicklung
Bonus: Wils Hub
Automatisierungsprojekt, Entscheidungen und nächste Schritte zentral nachvollziehen.
Klarer ProjektstatusGebündelte RückmeldungenZentrale DokumenteNächste Schritte sichtbar
Typische Automatisierungen
Routine reduzieren, ohne Kontrolle aus dem Prozess zu entfernen.
Häufig beginnt Prozessautomatisierung bei kleinen wiederkehrenden Schritten, die heute zwischen Anwendungen und Mitarbeitenden vermittelt werden.
Hinweise automatisch auslösen
Fristen, Statusänderungen oder definierte Ereignisse automatisch an die richtigen Personen melden.
Dokumente aus Daten erzeugen
Wiederkehrende Dokumente, Vorlagen oder Zusammenfassungen automatisiert erstellen.
Daten automatisch übertragen
Informationen zwischen Formularen, Datenbanken und Anwendungen synchronisieren.
Vorgänge automatisch weiterführen
Bearbeitungsstände, Folgeaufgaben und definierte Prozessschritte regelbasiert aktualisieren.
Praxis statt Versprechen
Eine gute Automatisierung spart nicht nur Klicks. Sie reduziert organisatorische Reibung.
Wir bewerten Automatisierungen daran, ob wiederkehrende Arbeit tatsächlich entfällt und der Prozess trotzdem nachvollziehbar bleibt.
Praxisbeispiele zeigen, wie wir Software, Workflows und bestehende Systeme zu belastbaren digitalen Abläufen verbinden.
Praxisbeispiele ansehen →Verwandte Themen
Automatisierung ist häufig ein Teil eines größeren Digitalisierungsprozesses.
Je nach Ausgangslage kann zuerst Prozessdigitalisierung, eine Schnittstelle oder individuelle Software erforderlich sein.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung.
Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte anhand definierter Trigger, Regeln und Aktionen technisch auszuführen. Ziel ist, Routine zu reduzieren, ohne notwendige fachliche Entscheidungen oder Kontrolle zu entfernen.
Welche Prozesse lassen sich gut automatisieren?
Besonders geeignet sind häufig wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, etwa Benachrichtigungen, Statuswechsel, Datenübertragungen, Dokumenterstellung oder definierte Freigabeschritte.
Muss ein kompletter Prozess automatisiert werden?
Nein. Häufig ist es sinnvoller, zunächst einzelne besonders belastende oder fehleranfällige Schritte zu automatisieren und den Prozess anschließend schrittweise auszubauen.
Was passiert bei Ausnahmen?
Ausnahmen sollten bewusst Teil des Workflow-Designs sein. Fälle, die fachliche Bewertung benötigen oder technisch nicht eindeutig verarbeitet werden können, werden gezielt an zuständige Mitarbeitende weitergegeben.
Kann Prozessautomatisierung bestehende Systeme verbinden?
Ja. Viele Automatisierungen nutzen APIs, Datenimporte oder andere Schnittstellen, um Informationen zwischen bestehenden Anwendungen zu übertragen und Folgeaktionen auszulösen.
Wie viel kostet eine Prozessautomatisierung?
Der Aufwand hängt von Anzahl und Komplexität der Regeln, beteiligten Systemen, verfügbaren Schnittstellen, Ausnahmefällen und notwendiger individueller Entwicklung ab. Deshalb wird zunächst ein klar abgegrenzter Workflow definiert.
Nächster Schritt
Welche Aufgabe wird bei Ihnen
immer wieder gleich erledigt?
Im ersten Gespräch schauen wir auf den Ablauf und ordnen ein, ob eine Automatisierung technisch sinnvoll ist, welche Systeme beteiligt sind und wo der erste belastbare Hebel liegt.
Automatisierungen können klein starten, komplexe Integrationen binden aber Entwicklungs- und Projektkapazität. Wenn ein bestimmter Startzeitraum wichtig ist, stimmen wir mögliche Projektstarts frühzeitig ab.