Fehlende Schnittstellen: Warum manuelle Datenübergaben Unternehmen so viel Zeit kosten

Viele digitale Prozesse scheitern nicht an fehlender Software. Die benötigten Systeme sind bereits vorhanden – sie sprechen nur nicht miteinander.

Dann entstehen manuelle Übergaben: Eine E-Mail wird geöffnet, Daten werden herausgelesen, ein Vorgang im ERP gesucht, Informationen in eine Maske übertragen und anschließend vielleicht noch ein Status in einer weiteren Anwendung aktualisiert.

Wenn Mitarbeitende Informationen zwischen zwei Systemen übertragen, ersetzen sie häufig eine technische Schnittstelle durch menschliche Arbeit.

Was ist eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle ermöglicht den strukturierten Austausch von Informationen zwischen Anwendungen. Häufig geschieht das über eine API. Je nach System können aber auch Webhooks, Dateiimporte, Exporte, Datenbankverbindungen oder andere Integrationsmechanismen sinnvoll sein.

Typische Anzeichen für eine fehlende Schnittstelle

• Daten werden regelmäßig kopiert und eingefügt.
• Mitarbeitende öffnen mehrere Anwendungen für denselben Vorgang.
• Informationen aus E-Mails müssen einem Vorgang manuell zugeordnet werden.
• Excel dient als Zwischenablage zwischen zwei Systemen.
• Reports werden aus mehreren Exporten zusammengesetzt.
• Statusinformationen werden in unterschiedlichen Systemen separat gepflegt.
• Fehler entstehen durch unterschiedliche Datenstände.

Warum manuelle Übergaben teuer werden

Ein einzelner manueller Schritt wirkt häufig harmlos. Das wirtschaftliche Problem entsteht durch Wiederholung.

Praxis: E-Mail und Zielsystem direkt verbinden

In einem Wils-Solutions-Projekt mussten eingehende E-Mails manuell geprüft und anschließend im passenden Vorgang eines internen Websystems weiterbearbeitet werden.

• E-Mail öffnen
• Inhalt prüfen
• relevante Information erkennen
• passenden Vorgang suchen
• zur richtigen Zielseite navigieren
• erst dann fachlich weiterarbeiten

Die Lösung verband die eingehenden Informationen direkt mit dem relevanten Arbeitsprozess. Die vorhandene Kernanwendung blieb bestehen.

API, Webhook, Import oder individuelle Integration?

API

Eine API stellt definierte Funktionen oder Daten eines Systems für andere Anwendungen bereit. Sie ist häufig der sauberste Weg für strukturierte Integrationen.

Webhook

Ein Webhook informiert ein anderes System automatisch, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Dadurch muss das Zielsystem nicht ständig nach neuen Informationen fragen.

Dateiimport und -export

CSV-, Excel- oder andere Dateiübertragungen können für weniger zeitkritische Prozesse weiterhin sinnvoll sein – insbesondere wenn Systeme keine moderne API anbieten.

Individuelle Integrationslogik

Bei gewachsenen Systemen kann eine kleine Zwischenanwendung Informationen lesen, transformieren, zuordnen und an die richtigen Zielsysteme weitergeben.

Wann reicht eine Schnittstelle nicht aus?

Integration löst das Problem nur, wenn die beteiligten Systeme selbst ihren Zweck erfüllen. Wenn ein System fachlich ungeeignet, technisch nicht wartbar oder für den Prozess grundsätzlich falsch aufgebaut ist, kann eine Schnittstelle das Kernproblem nicht beheben.

Welche Informationen braucht man vor einer Integration?

• Name und Version der beteiligten Systeme
• Hersteller oder technischer Ansprechpartner
• vorhandene API-Dokumentation
• Authentifizierungsverfahren
• welche Daten übertragen werden sollen
• Übertragungsrichtung
• Häufigkeit und erwartetes Volumen
• Testsystem oder geeigneter Testzugang
• Fehler- und Wiederholungslogik

Schnittstellen als Teil der Prozessdigitalisierung

1. Wo entsteht die Information?
2. Wo wird sie danach gebraucht?
3. Wer überträgt sie heute?
4. Welche Prüfung ist wirklich notwendig?
5. Welche Teile können automatisiert werden?

Fazit

Manuelle Datenübertragung ist häufig kein unvermeidbarer Teil eines Prozesses, sondern ein Hinweis auf eine fehlende technische Verbindung.

Wer Excel, E-Mail, ERP und Fachanwendungen immer wieder von Hand verbindet, sollte deshalb nicht automatisch über ein komplett neues System nachdenken. Oft ist eine gezielte Schnittstelle der kleinere und wirksamere Schritt.