In vielen Unternehmen gibt es Software, die nicht einfach ersetzt werden kann oder soll. Sie ist branchenspezifisch, vom Auftraggeber vorgeschrieben, tief in bestehende Abläufe integriert oder erfüllt fachliche Anforderungen, die weiterhin benötigt werden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass der gesamte Prozess unveränderbar ist.
Wenn das Kernsystem bleiben muss, lohnt sich der Blick auf die Zustände davor, danach und daneben.
Warum Fachsoftware nicht automatisch das Ende der Digitalisierung ist
Ein typischer Irrtum lautet: „Mit dieser Software müssen wir arbeiten, also können wir an dem Prozess nichts ändern.“
In der Praxis besteht ein Geschäftsprozess aber fast nie nur aus der Bedienung eines einzigen Systems. Informationen entstehen vorher, werden anschließend weiterverarbeitet und müssen häufig mit anderen Anwendungen abgestimmt werden.
1. Automatisierung vor dem Kernsystem
- E-Mails auswerten
- Dokumente klassifizieren
- Daten validieren
- Informationen aus Formularen übernehmen
- Vorgänge einem Kunden oder Auftrag zuordnen
- Pflichtfelder prüfen
Diese Schritte können teilweise automatisiert werden, bevor ein Mensch überhaupt die Fachanwendung öffnet.
2. Automatisierung innerhalb des Systems
Wenn das Kernsystem APIs, Webhooks, Plugins, Erweiterungspunkte oder andere technische Integrationsmöglichkeiten bereitstellt, können Prozesse direkt angebunden werden.
- Datensätze anlegen
- Status lesen oder aktualisieren
- Dokumente verknüpfen
- Stammdaten abgleichen
- relevante Datensätze direkt öffnen
3. Automatisierung nach dem Kernsystem
- Bestätigung versenden
- Dokument erzeugen
- Status an ein anderes System übertragen
- Reporting aktualisieren
- Folgeaufgabe erstellen
- zuständige Person informieren
4. Digitale Lösungen neben dem Kernsystem
Manchmal fehlen Funktionen, die gar nicht sinnvoll in die Fachsoftware eingebaut werden müssen.
- Personal- oder Ressourcenplanung
- Freigaben
- Dashboard und Reporting
- Dokumentenübersicht
- Kundenportal
- interne Aufgabensteuerung
Das Kernsystem bleibt für seinen eigentlichen Zweck zuständig. Die ergänzende Software bildet die individuellen Prozesse des Unternehmens ab.
Praxis: Kernanwendung unverändert, Weg dorthin verbessert
In einem Wils-Solutions-Projekt mussten Mitarbeitende Informationen aus eingehenden E-Mails prüfen, einen passenden Vorgang suchen und anschließend manuell zur richtigen Stelle eines internen Websystems navigieren.
Die bestehende Anwendung erfüllte ihre Fachaufgabe. Das Problem lag davor.
Vorher: E-Mail → Information erkennen → Vorgang suchen → Zielseite öffnen → bearbeiten
Nachher: E-Mail → relevanten Vorgang direkt öffnen → bearbeiten
Damit wurde nicht die Fachsoftware ersetzt, sondern der unnötige Weg zu ihr verkürzt.
Wann ist diese Strategie besonders sinnvoll?
- Das bestehende System erfüllt seinen Kernzweck.
- Ein Wechsel wäre organisatorisch oder wirtschaftlich unverhältnismäßig.
- Die größten Probleme liegen in Übergaben und Nebenprozessen.
- Es gibt technische Erweiterungs- oder Integrationsmöglichkeiten.
- Mitarbeitende akzeptieren das Kernsystem grundsätzlich.
Wann reicht eine ergänzende Lösung nicht?
Wenn das Kernsystem selbst fachlich nicht mehr geeignet, technisch riskant oder kaum wartbar ist, kann eine Integration lediglich Symptome verschieben.
Dann sollte geprüft werden, ob ein kontrollierter Systemwechsel oder eine schrittweise Neuentwicklung langfristig sinnvoller ist.
Ein sinnvoller Analyseweg
- Kernsystem und fachliche Pflichtfunktionen bestimmen.
- Prozess vor dem System aufnehmen.
- Prozess innerhalb des Systems betrachten.
- Nachgelagerte Arbeitsschritte dokumentieren.
- Nebenprozesse identifizieren.
- Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten prüfen.
- größten wiederkehrenden Aufwand priorisieren.
Fazit
Eine etablierte oder vorgeschriebene Fachsoftware ist kein Grund, ineffiziente Nebenprozesse dauerhaft zu akzeptieren.
Oft liegt das größte Potenzial genau an den Übergängen: vor der Anwendung, nach der Anwendung oder in ergänzenden Prozessen daneben. Dort lässt sich Digitalisierung umsetzen, ohne funktionierende Kernsysteme unnötig zu ersetzen.
Häufige Fragen
Kann man Prozesse automatisieren, obwohl eine bestimmte Fachsoftware vorgeschrieben ist?
Ja. Häufig lassen sich vorbereitende, nachgelagerte und ergänzende Prozessschritte automatisieren, ohne das vorgeschriebene Kernsystem zu ersetzen.
Was kann vor einer Fachsoftware automatisiert werden?
Zum Beispiel E-Mail-Auswertung, Dokumentzuordnung, Datenerfassung, Validierung, Klassifizierung und Vorbereitung von Vorgängen.
Wann ist eine ergänzende Anwendung sinnvoll?
Wenn die Fachsoftware ihren Kernzweck erfüllt, aber individuelle Nebenprozesse wie Planung, Freigaben, Dashboards oder Portale nicht sinnvoll abbildet.
Wann sollte das Kernsystem trotzdem ersetzt werden?
Wenn es fachlich nicht mehr passt, technisch nicht tragfähig oder kaum wartbar ist und dadurch langfristig mehr Risiken als Nutzen erzeugt.