Wenn Mitarbeitende über eine interne Anwendung klagen, liegt der Gedanke an eine komplette Neuentwicklung nahe. Häufig ist das jedoch zu groß gedacht.
Eine bestehende Software kann ihren fachlichen Zweck weiterhin gut erfüllen und trotzdem jeden Tag unnötige Unterbrechungen erzeugen. Genau diese kleinen Reibungspunkte können ein sehr wirtschaftlicher Ansatzpunkt für Weiterentwicklung sein.
Die größte Verbesserung entsteht nicht immer durch mehr Funktionen. Manchmal entsteht sie dadurch, dass die vorhandenen Funktionen weniger stören.
Was sind digitale Reibungspunkte?
- zu viele Benachrichtigungen
- unklare Statusinformationen
- unnötige Klickwege
- schlechte Suche
- doppelte Eingaben
- fehlende Vorauswahl
- Systemwechsel für kleine Teilaufgaben
- Fehlermeldungen erst am Ende eines Vorgangs
Praxis: Mehr als 90 unnötige Benachrichtigungen pro Woche
In einem Wils-Solutions-Projekt wurde eine bestehende interne Anwendung von mehr als 20 aktiven Nutzern verwendet. Das System bildete wichtige organisatorische Abläufe bereits ab.
Das Problem lag in zwei Details:
- Kalenderänderungen lösten E-Mails aus, obwohl die Information nicht für alle Empfänger relevant war.
- Ein abgelaufener Loginstatus wurde teilweise erst beim Speichern oder Absenden sichtbar.
Dadurch entstanden Rückfragen, Unterbrechungen und Frust im Alltag.
Kalender ändern → E-Mail an viele Empfänger → Rückfragen → Verwirrung → Unterbrechung
Kalender ändern → relevante Benachrichtigung → klare Rückmeldung → weiterarbeiten
Die Anwendung musste nicht ersetzt werden. Gezielt angepasste Benachrichtigungen und ein transparenterer Sitzungszustand lösten das konkrete Problem.
Warum kleine Probleme wirtschaftlich groß werden können
Software wird nicht einmal pro Jahr benutzt. Interne Systeme werden oft dutzende oder hunderte Male pro Arbeitstag bedient.
Wenn ein unnötiger Schritt zehn Sekunden kostet und von vielen Nutzern ständig wiederholt wird, entsteht daraus ein relevanter jährlicher Aufwand. Noch wichtiger: Unterbrechungen reißen Mitarbeitende aus ihrer eigentlichen Tätigkeit und erzeugen Kontextwechsel.
1. Benachrichtigungen kritisch prüfen
- Wer muss diese Information wirklich erhalten?
- Muss sie sofort versendet werden?
- Ist eine Zusammenfassung sinnvoller?
- Welche Handlung wird erwartet?
2. Zustände sichtbar machen
- Login abgelaufen
- Datensatz gesperrt
- Freigabe ausstehend
- Änderung noch nicht gespeichert
- Schnittstelle aktuell nicht verfügbar
3. Wiederkehrende Navigation reduzieren
Wenn Nutzer immer dieselben fünf Klicks durchführen, sollte geprüft werden, ob eine direkte Verknüpfung, Vorauswahl oder Kontextübergabe möglich ist.
4. Bestehende Funktionen besser nutzbar machen
- Welche Funktionen werden kaum genutzt?
- Warum werden sie umgangen?
- Welche Informationen fehlen an der richtigen Stelle?
- Welche Eingaben könnten vorbelegt werden?
Wann kleine Anpassungen nicht mehr reichen
Gezielte Optimierung ist kein Allheilmittel. Wenn die Anwendung technisch nicht mehr tragfähig, fachlich grundlegend ungeeignet oder kaum wartbar ist, können einzelne Verbesserungen nur Zeit kaufen.
Wie man Reibungspunkte findet
Eine einfache Methode besteht darin, Mitarbeitende bei einem realen Vorgang zu beobachten oder den Ablauf gemeinsam durchzugehen.
- „Das muss ich jedes Mal machen.“
- „Hier klicke ich einfach immer weiter.“
- „Diese E-Mail ignoriere ich meistens.“
- „Wenn das passiert, muss ich wieder zurück.“
- „Das weiß nur Kollegin X.“
Solche Sätze zeigen häufig mehr Verbesserungspotenzial als eine reine Funktionsliste.
Fazit
Ein neues System ist nicht automatisch die beste Antwort auf ein unzufriedenstellendes Nutzererlebnis.
Wenn der fachliche Kern funktioniert, können kleine, gezielte Softwareanpassungen einen großen Effekt erzielen. Entscheidend ist, die wiederkehrenden Reibungspunkte im echten Arbeitsalltag zu finden und genau dort anzusetzen.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich die Optimierung bestehender Software?
Wenn der fachliche Kern weiterhin passt und Probleme vor allem durch einzelne Funktionen, Klickwege, Benachrichtigungen oder unklare Zustände entstehen.
Welche kleinen Softwareprobleme verursachen häufig viel Aufwand?
Typisch sind zu viele Benachrichtigungen, schlechte Suche, unnötige Klickwege, doppelte Eingaben, unklare Statusinformationen und wiederkehrende Systemwechsel.
Wann ist ein Neubau besser als eine Optimierung?
Wenn das System fachlich nicht mehr passt, technisch nicht tragfähig oder kaum wartbar ist und gezielte Anpassungen das strukturelle Problem nicht lösen würden.
Wie findet man Reibungspunkte in einer Anwendung?
Am besten durch reale Nutzung: typische Vorgänge gemeinsam durchgehen, Mitarbeitende beobachten und wiederkehrende Unterbrechungen, Umwege und manuelle Zusatzschritte dokumentieren.