Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Aktivitäten, Regeln, Entscheidungen und Übergaben innerhalb eines Arbeitsablaufs. Er beschreibt, welche Aufgabe wann ausgeführt wird, welche Informationen benötigt werden und wer oder welches System den nächsten Schritt übernimmt.
Was ist ein Workflow?
Eine Rechnung trifft ein, wird fachlich geprüft, einer Kostenstelle zugeordnet, freigegeben und anschließend bezahlt. Diese Folge von Aufgaben ist ein typischer Workflow. Er beschreibt nicht nur die einzelnen Tätigkeiten, sondern auch ihre Reihenfolge, Zuständigkeiten und Übergaben.
Die Workflow Management Coalition hat bereits in den 1990er-Jahren Begriffe und Referenzmodelle für Workflow-Systeme standardisiert. Bis heute ist die Grundidee relevant: Arbeit wird als strukturierte Folge von Aktivitäten betrachtet, die nach definierten Regeln ausgeführt werden kann.
Workflow und Prozess sind nicht dasselbe
Im Alltag werden beide Begriffe häufig synonym verwendet. Für die Planung digitaler Lösungen ist eine Unterscheidung jedoch hilfreich. Ein Geschäftsprozess beschreibt meist den größeren fachlichen Zusammenhang – beispielsweise „Vom Auftrag bis zur Zahlung“. Ein Workflow bildet darin einen konkreten Ablauf ab, etwa die Rechnungsfreigabe.
Der Prozess „Mitarbeiter einstellen“ kann mehrere Workflows enthalten: Bewerbungsfreigabe, Vertragserstellung, IT-Onboarding und Bestellung von Arbeitsmitteln.
Welche Bestandteile hat ein Workflow?
- Auslöser: Ein Ereignis startet den Ablauf.
- Aktivitäten: Menschen oder Systeme bearbeiten einzelne Aufgaben.
- Entscheidungen: Regeln bestimmen den weiteren Pfad.
- Daten: Informationen werden gelesen, verändert oder erzeugt.
- Übergaben: Verantwortung wechselt zwischen Rollen oder Anwendungen.
- Ergebnis: Ein klarer Endzustand beendet den Workflow.
Digitale und automatisierte Workflows
Ein digitaler Workflow bedeutet zunächst, dass Informationen und Arbeitsschritte digital unterstützt werden. Das ist noch nicht dasselbe wie vollständige Automatisierung. Eine Freigabe kann beispielsweise weiterhin von einem Menschen getroffen werden, während Benachrichtigung, Dokumentation und Weiterleitung automatisch erfolgen.
Das ist in vielen Unternehmen sinnvoller als der Versuch, jeden Schritt zu automatisieren. Gute Workflows kombinieren menschliche Entscheidungen dort, wo Kontext benötigt wird, mit technischen Abläufen dort, wo Regeln eindeutig sind.
BPMN als Sprache für Prozesse und Workflows
Für komplexere Abläufe kann die Business Process Model and Notation (BPMN) eingesetzt werden. Die Object Management Group standardisiert damit eine grafische Notation für Prozesse, Kollaborationen und Choreografien. Sie schafft eine gemeinsame Darstellung für Fachbereiche und technische Umsetzung.
Für einen einfachen internen Ablauf genügt allerdings häufig bereits eine verständliche Skizze. Ein Modell ist nur dann hilfreich, wenn die Beteiligten daraus tatsächlich Entscheidungen ableiten können.
Wann lohnt sich Workflow-Automatisierung?
Ein Freigabeprozess mit fünf Vorgängen im Jahr braucht selten eine eigene Plattform. Ein identischer Ablauf mit 500 Vorgängen pro Woche kann dagegen von automatischen Zuständigkeiten, Fristen, Erinnerungen und Systemintegrationen erheblich profitieren.
Besonders gute Kandidaten sind wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, vielen Übergaben oder häufigen Rückfragen. Medienbrüche sind ein weiteres Signal: Wenn Mitarbeitende regelmäßig Daten zwischen E-Mail, Excel, ERP und CRM kopieren, lohnt sich eine genauere Betrachtung.
Typische Fehler bei digitalen Workflows
- Ein schlechter Prozess wird unverändert digital nachgebaut.
- Ausnahmen und Sonderfälle werden nicht berücksichtigt.
- Zu viele Freigabestufen bleiben aus Gewohnheit bestehen.
- Verantwortlichkeiten sind trotz Software unklar.
- Systeme sind nicht integriert und erzeugen neue Medienbrüche.
Workflow-Design beginnt bei Ausnahmen
Der Idealpfad eines Workflows ist meistens schnell gezeichnet. Interessant wird es bei den Fällen, die im Alltag Arbeit verursachen: Was passiert, wenn Angaben fehlen? Wer übernimmt, wenn eine verantwortliche Person abwesend ist? Kann eine Freigabe zurückgezogen werden? Wie wird mit einem technischen Fehler umgegangen?
Diese Ausnahmen sollten nicht erst nach dem Go-live entdeckt werden. Gerade bei automatisierten Workflows entscheidet die Qualität der Fehler- und Eskalationslogik darüber, ob die Lösung Arbeit spart oder neue manuelle Umgehungsprozesse erzeugt.
Fazit
Ein Workflow macht Arbeit explizit: Was startet einen Vorgang, welche Schritte folgen, wer entscheidet und wann ist das Ziel erreicht? Diese Klarheit ist die Grundlage für sinnvolle Digitalisierung. Erst wenn der Ablauf verstanden ist, lässt sich entscheiden, welche Schritte automatisiert, integriert oder bewusst menschlich bleiben sollen.
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Häufige Fragen
Was ist ein Workflow in einfachen Worten?
Ein Workflow ist eine strukturierte Folge von Arbeitsschritten, Entscheidungen und Übergaben von einem Startpunkt bis zu einem definierten Ergebnis.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?
Ein Prozess beschreibt häufig einen größeren fachlichen Ablauf. Ein Workflow bildet darin eine konkrete Folge von Aufgaben und Regeln ab.
Ist ein digitaler Workflow automatisch vollautomatisch?
Nein. Ein digitaler Workflow kann weiterhin menschliche Entscheidungen enthalten und nur bestimmte Übergaben, Prüfungen oder Benachrichtigungen automatisieren.
Wofür wird BPMN verwendet?
BPMN ist eine standardisierte grafische Notation, mit der Geschäftsprozesse und Abläufe verständlich und technisch präzise modelliert werden können.